- الهدف من سجل الصادر والوارد
- اهداف سجل الصادر والوارد
- ما هو عمل قسم الصادر والوارد لجهة حكومية - إسألنا QA - سؤال وجواب
8) إذا كان المستلم مسئول البريد يعبأ بيان إستلام المعاملات الصادرة كما ذكر سابقاً و تعمل الورقة من أصل و صوره ويوقع مسئول البريد على الصورة و تعاد إلى المدرسة و يأخذ معه الخطابات مع أصل البيان. واذا كان الإرسال بالفاكس يتم توضيح ذلك بالملاحظات مع ذكر الوقت و التاريخ. 9) تحفظ بيانات تسليم المعاملات الصادرة مرقمة في ملف مفهرس بطريقة متسلسلة حسب تاريخ البيان تصاعدياً، ويسجل في الفهرس أرقام المعاملات و تاريخ استلامها. 10) في حالة الرد على الخطاب الذي تم إرساله ، يسجل في خانة الجواب الوارد و يسجل رقم الخطاب الوارد و تاريخة و الملف الذي حفظ فيه الخطاب الوارد. شرح لطريقة العمل في سجل الوارد العام و ملفاته
1) بداية العام الهجري برقم ( 1). 2) توقع المديرة على كل تعميم أو خطاب يصل للمدرسة و تهمش عليه و توجهه إلى المعنيين بالتعميم. 3) تسجل الخطابات و التعاميم الواردة أول بأول حسب تاريخ ورودها إلى المدرسة ، ويكون تاريخ الورود تصاعدياَ، ويسجل رقم الخطاب (التعميم) الوارد و تاريخه واسم الجهة الوارد منها و موضوعه و أيضاً المشفوعات يسجل عددها إذا كانت أوراق مرفقه مع الخطاب أو قرص مرفق أو ملف أو كتب و غيرها ، وفي خانة الملاحظات سجل على هيئة كسر
مثلاً: رقم الملف الذي سيحفظ به الخطاب رقم تسجيله بسجل الوارد
تسلسل الخطاب في الملف
4) يؤخذ توقيع المساعدات على كل ما يرد إلى المدرسة من تعاميم و خطابات بنفس أهمية توقيع المديرة.
الهدف من سجل الصادر والوارد
٧- ترد ورقة البيان الى مسؤولة الصادر. ٨- تحفظ ورقة البيان في ملف توديع وتسليم المعاملات الصادرة
طريقة فهرسة الصادر
١- تقوم السكرتيرة بوضع المعاملات في ملف الصادر
٢- ترتب المعاملات في الملف تنازلياً، بحيث يكون الصادر رقم ١ اسفل المعاملات
٣- تبدأ بفهرسة المعاملات الصادرة ويفضل نهاية كل اسبوع
٢- تسجل المعاملات في سجل الصادر بتدوين الرقم التسلسلي ، و التاريخ ، و نوع الصادر ( خطاب ام نموذج... الخ)
الجهة الصادر اليها ، موضوع المعاملة. ٣- يتم فهرسته الكترونياً
بحيث يتم عمل جدول (ملف word) فيه الرقم التسلسلي والتاريخ ، نوع الصادر ، الجهة الصادر اليها ، موضوعه
٤- تطبع الفهرسة وتوضع الورقة المطبوعة في ملف... ( اعلى المعاملات)
* الوارد يقسم الى ١٨ قسم بدلا من ٤٨ قسم
10-05-2011, 08:03 #2 انا ماسكه صادر ووارد ومساعدة ادارية عندي خلفية ممتازه في الحاسب الالي ولكنني افضل العمل اليدوي ( الكتابي) لان سجل الصادر والوارد من السجلات المهمة والدائمة في المدرسة وهي من اوائل السجلات التي تطلع عليها مشرفة الادارة المدرسية في كل زيارة لها للمدرسة العمل على الحاسب جيد ولكن لمثل هذه السجلات لا افضله لان الحاسب معرض للاعطال لاي سبب من الاسباب وربما يتعطل في وقت حرج وتضيع كافة البيانات وربما يتعطل قبل استخراج اي من السجلات اللازمة لذلك الحرص ولا الندامة ربّي إنككّ خلقت قلبِي كحجمٌ يديْ لا يتحمّل آلكثييييير, َآرحمنّي وانزَع من قَلبي تلك الآشياَء التي تُؤلمني, فقد خابَ الظّن بالكثيروالظن بگ لآ يخيب.
اهداف سجل الصادر والوارد
عمل قسم الوارد في اي جهة حكومية هو انه يقوم الموظف بالقسم باستلام جميع المعاملات الواردة لإدارة القسم إلكترونيًا وورقيا من مختلف الإدارات داخليا او من الجهات الخارجية ثم يقوم بتسجيلها عن طريق الحاسب ومن ثم عرضها المدير التنفيذي وبعدها يتم توزيعها على الأقسام حسب توجيه المدير التنفيذي، اما قسم الصادر فيقوم بإصدار أرقام للمعاملات الصادرة من الإدارة لجميع الإدارات الاخري وكذلك الجهات التي يتعامل معها القسم خارجيا سواء شركات أو مؤسسات، كما يتولى القسم عمل أرشفة لجميع المعاملات الواردة والصادرة وذلك من خلال عمل ملفات لكل مشروع، وكذلك متابعة المعاملات مع جميع أقسام الصندوق والرد على استفسارات المراجعين بخصوص المعاملات.
9) 1يتم ترتيب وتنظيم كل ملف من ملفات الوارد حسب رقم الملف الثابت مثلاً رقم ملف شئون المعلمات ( 9) و من الممكن ان يحتوي الملف على تعاميم أكثر من عام هجري يعمل فاصل واضح بينها وترتب تصاعدياً حسب التاريخ ، ويعمل فهرس لكل ملف يسجل فيه رقم وتاريخ و موضوع التعميم ويسجل عنوان على الفهرس بأسم الملف ورقمه والعام الهجري ، وأيضا يسجل على الزاوية اليمنى من رأس التعميم على شكل كسر رقم الملف وتسلسل التعميم في الملف وبجانب الكسر رقم تسجيل التعميم في السجل الوارد وكل ملف من الملفات ال ( 48) على هذا النحو. 10) التعاميم التي تصل إلى المدرسة مع المراسل يكون لها بيان من أصل وصورة مسجل فيه أرقام التعاميم الواردة للمدرسة ، توقع المديرة أو من ينوب عنها بالإستلام و تسجل التاريخ عليه وتطابق المكتوب في البيان مع التعاميم الواردة ، وتعاد نسخة من البيان إلى المراسل وتبقى نسخة بالمدرسة تحفظ في ملف بيانات المعاملات الواردة الى المدرسة ، تحفظ فيه البيانات وترقم ويعمل فهرس للملف يسجل فيه رقم البيان الوارد ومحتواه وتاريخ وصوله للمدرسة.
ما هو عمل قسم الصادر والوارد لجهة حكومية - إسألنا QA - سؤال وجواب
برنامج الصادر و الوار
مكــاتب بلا ورق
مؤسسة علامة البرامج
للتقنية
بسم الله الرحمن الرحيم
مقدمة عن النظام...............................................................................
1
التقنية. المستخدمة...............................................................................
2
اقسام النظام...............................................................................
4
أهداف النظام...............................................................................
5
المواصفات العامة...............................................................................
6
الدعم الفني...............................................................................
8
إن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) ومنذ تأسيسها، هي مؤسسة متخصصة في الأنظمة الإدارية، لما لهذه الأنظمة من دور حيوي في صحة سير المعاملات الإدارية وسلامة الإجراءات المتبعة في حال وجود تعاميم أو تعليمات متبعة سواء بين الإدارات أو بين الإدارة والأقسام التابعة لها، لذلك قامت مؤسسة ( علامة البرنامج للتقنية) بدراسة معمقة لمتطلبات المنشآت الحكومية على وجه الخصوص، والمنشآت التجارية على وجه العموم من الناحية الإدارية، فوجدنا أن أكبر مشكلة تواجه المنشأة هي مشكلة أرشفة التعاميم أو الملفات الصادرة والواردة، وصعوبة الوصول إلى المستندات المطلوبة أو في بعض الحالات فقدان المستندات نتيجة التغيير بين الموظفين وغيره، لذلك قمنا ببناء نظام أرشفة الصادر والوارد، والذي تم بناءه لفترة استمرت لعامين حتى يومنا هذا، عن طريق الطلبات والاقتراحات المقدمة من عملائنا الأفاضل، حيث تم دمج نظام الصادر والوارد والذي كان مخصصا للتعاميم فقط مع نظام الأرشفة الإلكترونية للوثائق بشكل عام، ثم قمنا بإدخال نظام متابعة الصادر والوارد ونظام التخاطب المباشر بين المستخدمين وجهات الإتصال ونظام البريد الالكتروني، ليكون نظام الصادر والوارد شاملا للأرشفة الإلكترونية للمستندات بكافة أنواعها، ومتضمنا للناحية الإدارية من حيث تبادل ومتابعة التعاميم الصادرة والواردة، وحيث أنه تم بناء النظام بأحدث تقنية واعدة من شركة ميكروسوفت العملاقة، فإن إمكانيات التطوير للنظام غير محدودة بإذن الله تعالى، وتتعهد مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بمواصلة تطوير النظام بشكل دائم حتى يصل مستوى النظام إلى العالمية بإذن الله تعالى.
· مشاركة وتبادل الملفات بين المستخدمين وتسهيل الوصلة إلى المعلومة الصحيحة. · إلزام الموظفين بمتابعة الوثائق والتعاميم الصادرة او الواردة واستخراج كشف بالإجراءات المتبعة على الوثيقة أو التعميم. · استخراج التقارير المطلوبة الخاصة بأرشفة التعاميم والوثائق، بالإضافة إلى تقارير المستخدمين والصلاحيات وجهات الاتصال. · الاحتفاظ بسجل تفصيلي عن بيانات جهات الاتصال والاشخاص المهمين الذين يتم التعامل معهم او الرجوع إليهم بين فترة وأخرى، بالإضافة إلى بيانات الاتصال بالموظفين. المواصفات
العامة
· يعمل النظام على كافة أنظمة تشغيل Windows. · يتضمن البرنامج نظام إدارة صلاحيات المستخدمين، والذي يتحكم في الصلاحيات المتاحة والممنوعة عن المستخدمين. · يمكن ربط البرنامج بعدد غير محدود من الأجهزة الطرفية ( شبكة داخلية)، ويدعم إنشاء عدد غير محدود من المستخدمين. · يقوم النظام بحفظ كافة الإجراءات التي قام بها المستخدم في كافة شاشات النظام، ويمكن مراجعتها وطباعة تقرير بها. · يمكن ربط البرنامج بالفروع الأخرى ومزامنة البيانات وتبادل الملفات والتعاميم ومتابعتها بشكل فوري. · يمكن للنظام إرسال رسالة جوال أو بريد الكتروني ( حسب الطلب) إلى مسئول النظام في حال ورود تعميم لم يتم قراءته او قرب انتهاء وثيقة معينة.
· دعم تعدد الوثائق للخطاب الواحد، وإمكانية تحرير الوثيقة وحفظها من داخل النظام. · ترقيم الصادر والوارد مرتبط بالسنة الميلادية أو الهجرية ( حسب الرغبة). · تقارير تشمل جميع اجزاء البرنامج، وإمكانية تحويل التقرير إلى كتاب الكتروني ( PDF) او ملف اكسل ( Excel) او ملف وورد ( Word). · قاعدة البيانات غير محدودة الحجم ويمكن تخزين عدد غير محدود من السجلات والوثائق حسب حجم قرص التخزين لدى العميل. · تم بناء قاعدة البيانات بشكل يمنع التأخير في تحديث أو جلب البيانات اثناء العمل على النظام. · يتضمن البرنامج جزئية إدارية خاصة بمتابعة التعاميم والوثائق وحفظ جهات الاتصال وإرسال رسائل الجوال والبريد الالكتروني وغيره. · يمكن للمستخدم القيام بعملية النسخ الاحتياطي للبيانات وتضمين الملفات على شكل ملف ارشيف Winrar عند النسخ الاحتياطي. · تضمن مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) سلامة العمل على برامجها، وخلو برامجها من الأخطاء البرمجية وسلامة قواعد البيانات من أي اخطاء، وتلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بإصلاح أي خطا برمجي طارئ في النظام دون أي تكاليف أو رسوم إصلاح لفترة غير محدودة من الزمن. · تلتزم مؤسسة ( علامة البرامج للتقنية) بتدريب مسئول الدعم الفني او من ينوب عنه لمدة ثلاث ساعات على النظام بالحضور للموقع في حال وجود العميل في مدينة جدة، أو باستخدام خدمة الإنترنت والاتصال عن بعد للعملاء خارج مدينة جدة.
- برنامج الصادر والوارد: برنامج الصادر و الوارد
- اغنية الاهلي 2015
- جدول برامج dubai one
- تعريفات لاب توب Lenovo ideapad 110 لويندوز 10, 7 | تحميل برامج تعريفات طابعة و تعريفات لابتوب
- مواقيت الاذان في ابها
- 10 فوائد صحية لسمك السلمون - ويب طب
- الإدارية الماسكات الصادر والوارد ادخلن للضرورة
- الصادر والوارد - أكاديمية الصقر للتدريب
- دخول الموظفين
- ما هو عمل قسم الصادر والوارد لجهة حكومية - إسألنا QA - سؤال وجواب
- مندوبين في الرياض - السعودية
- المطابخ المصنفه في مكه
- مكتب الحجز